Measuring Values Return from KM Program

There are several way of measuring values of KM program. The measurement will only just return some portions of the truth, not the entire exact values. KM program have immense benefits. Measuring the Return on Investment has been wanted. Most of them are intangible. There is no single formula to measure, but we can always measure the proxy. Hence, the measuring value requires upfront agreement between parties in the organization. Here is how the value can be measured.

  1. The solid KM program requires alignment with business direction and strategy. The Balance Score Card (BSC) and Strategy Map is the best tool to start the program with. The tools will give directions of how KM is to be heading and aligning with the business. BSC will provide the perspectives from 4 impacting areas: Financial, Customer, Process, and Organization Capacity. From the 4 areas, relevant factors will be derived. From these factors, relevant expecting outcomes and measurement indexes will be developed.From the use of BSC, several measurement indexes are derived. We cannot measure them all. The best suggestion is to pick 3 measures that are to have highest impact and visible returns from each of the 4 impacting areas.
  2. The second technique is to develop scenario and extrapolate the benefits. In this case, a problem of not using KM is used for the evaluation. For example, if a project started without learning from the previous mistake or repeat the success learned from other similar project, how much it would cost to develop new knowledge and experiences. A financial loss figure will be the outcome from exploring the possibility. And if the project adopted the learning from previous project, the financial gains will be the outcome.
  3. The third technique is to develop Business Case. The business case is like a preliminary plan before stepping into the actual project commencement. The case involves exploring the project development phases and identifying the relevant stakeholders. These are called "touch points". With each of these touch points, the applying of previous knowledge from other projects or external knowledge from experts are obtained. The value of applying these knowledge will then be analyzed to define the value realized from applying these knowledge. The result will be in the form of time saved, and less expenses from errors.

Remember that, the ultimate values return from program are the contribution to one or more of these deliverables: Better, Faster, Cheaper, or Safer. Doing KM can result in improving the efficiency of performing on things, improve efficiency in processing things, the efficiency reduces operational cost, and/or applying knowledge can result in safer operating environment.

องค์กรต่างๆมักจะถามว่าจะมีวิธีวัดคุณค่าของการจัดการความรู้ได้อย่างไร เรื่องนี้เป็นเรื่องที่ยากมากเพราะการวัดว่าความรู้ที่มีเราจะแปลงเป็นคัวเลได้อย่างไร การวัดคุณค่าของสิ่งที่จับต้องไม่ได้มักจะเป็นเรื่องที่ยาก บางครั้งเราวัดโดยตรงไม่ได้ก็ต้องวัดค่าของส่วนประกอบอื่นๆที่เป็นผลมาจากการดำเนินการในส่วนอื่นๆแทน ในการวัดผลของการทำ KM ทำได้หลายวิธีดังนี้

  1. ในการจัดทำ KM เราสามาเริ่มด้วยการปรับแนวทางให้เข้ากับแนวทางของการดำเนินของธุรกิจ (Startegic Business Alignment) เสียก่อน การใช้เครื่องมือเช่น Balance Scorecard หรือ Strategy Map สามารถช่วยให้เรากำหนดกิจกรรมของ KM Program ของเราได้ ตัว BSC นี้จะช่วยให้เรามองการดำเนินการใน 4 มุมมองด้วยกันคือมุมมองทางด้านการเงิน มุมมองด้านลูกค้า มุมมองด้านกระบวนการการทำงาน และมุมมองด้านความสามารถขององค์กรในการทำงานให้ได้ผล ในการใช้ BSC นี้เราจะได้รายละเอียดของการดำเนินการในแต่ละด้าน ผลลัพธ์ที่คาดว่าจะได้จากแต่ละรายละเอียด รวมทั้งการวัดผลของการดำเนินงานแต่ละด้านด้วย การทำ BSC จะมีรายละเอียดมากเกินไป ในการวัดผลจึงแนะนำให้เลือกมี่จะวัดผลในบางข้อที่มีผลกระทบต่อรายละเอียดขอแต่ละมุมมอง โดยแนะนำให้เลือกมาอย่างละไม่เกิน 3 ข้อก็เพียงพอแล้ว
  2. วิธีที่สองคือการเลือกงานขึ้นมาสักงานหนึ่งแล้วคิดในเชิงลบว่าถ้าเราเริ่มดำเนินงานนี้โดยไม่ได้มี่ความรู้และประสพการณ์จากงานเดิมเข้ามาแนะนำเลยว่าจะเกิดอะไรขึ้น จะมีความเสียหายหรือเสียค่าใช้เกิดขึ้นเท่าไหร่จากความไม่รู้ และถ้าต่อยอดจากความรู้เดิมจะสามารถทำรายได้ๆมากขึ้นเท่าไหร่
  3. วิธีที่สามคือการทำ Business Case การทำ BC จะเป็นการวางแผนโครงการก่อนดำเนินการจริง ในการทำ BC แผนจะถูกวิเคราะห์แล้วแบ่งออกเป็น phase พร้อมทั้งระบุผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด สิ่งนี้เราเรียกว่า "touch points" จากนั้นการวิเคราะห์ในแต่ละ touchpoint เพื่อดูผลกระทบจากการที่ได้ความรู้จาก project เดิมจะสามารถช่วยให้เกิดการประหยัดค่าใช้จ่ายหรือเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างไร

จะเห็นได้ว่าผลลัพธ์จะมาในรูปของ การทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงขึ้น ค่าใข้จ่ายที่ลดลง การทำงานที่เร็วขึ้น หรือการทำงานที่ปลอดภัยยิ้งขึ้น

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *